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如何成為一名優秀的活動策劃人?

以下內容是翻譯的國外關于活動行業活動策劃崗位的一篇文章,對于在廣播電臺活動策劃中新入行的菜鳥很有幫助,對于行業里的老司機來說也可以借此梳理一下自己的職業規劃。

活動策劃是一個適合你的職業嗎?

這是一個重要的問題!毫無疑問活動策劃屬于那種正在成長的行業,而且是其中欣欣向榮的那個。對于一個優秀,稱職的活動策劃人而言,他將會達到其職業生涯中無限的高度。但是像其他行業一樣,活動策劃工作并不是適合每一個人。接下來我們將討論作為一個成功的活動策劃人必須擁有的技能和品質,和為什么你會選擇它作為職業,以及在你通向事業成功的道路上盡量應該去避免的彎路。

你將會需要的能力!

在進一步討論前,讓我們花點時間先了解一下所有成功的活動與婚禮策劃人所擁有的共同的能力。如果你正考慮在這個行業里成就一番事業,那么你需要擁有這些能力:

卓越的溝通與交流能力

作為一個策劃師需要這些技能自信地向潛在的客戶展示自己,與不同類型的客戶群體互動,能夠與供應商建立有價值的關系并與客戶保持良好的人際關系。

具體地說,你需要:

優秀的口頭和書面表達能力。

有能力和各種各樣的人一起工作。

在壓力環境下能機智老練,耐心,冷靜的對待客戶。

有能力與陌生人建立舒適的互動交流。(包括潛在客戶和供應商)

規劃時間和多重任務執行能力(統籌能力)

成功的活動策劃人為確保不放過任何的疏漏應該具備的技能!

工作中你會遇到大量的有到期時間的任務,需要你通過統籌和組織去確保每一項任務按期完成。比如:你會在同一時間為多個活動協調多個供應商,必須確保一切都在按計劃進行。

具體的說你需要:

設置和管理最后期限時間的能力

•能夠在很短的時間內處理多重任務的工作能力

•具有提前預測可能出現的問題并能預先制定解決方案的能力

•重要的事情再說一次,所有的這些能力都是以良好的溝通能力為基礎的。

從事這個行業的底線

如果你不喜歡與人打交道,你最好就不要進入活動策劃行業。如果你不反感甚至是喜歡各種表格和時間日歷,并有按期完成任務的習慣與能力,那么這是一個適合你的行業。

策劃與執行能力

這是顯而易見的!如果你要策劃和執行一個活動,你必須能夠想象一場成功的活動,并采取所有必要的步驟。讓這一愿景成為現實。你需要:

創造性的能力

•對細節的高度關注

•基于客戶模糊的描述能夠想象一個主題

•解決問題的勇氣與能力

強烈的職業道德和靈活性

作為一個活動策劃師可能會時常面對娛樂和游戲,但它仍然是一個工作! 通常出現的情況是:當活動已經按既定流程開始進行了,你會工作很長時間幾小時甚至幾天。特別是,你需要:

你應該有一個更加靈活的工作時間表來應對可能出現的夜晚加班和周末工作。

•有愿意長時間連續工作,以滿足即將接近的任務的最后期限。

•良好的壓力管理能力

底線:如果你會為一個概念,因你的方法而變為創意的現實而感到興奮,那么你是非常適合這個崗位。

底線:為了成為一個成功的活動策劃人,你必須接受周末工作,而不僅僅是早九晚五的正常工作日。

為什么要做一個活動策劃人

這是一個值得干的行業

活動策劃人會持續的影響到客戶的一生,策劃人會參與到人生中不同的重要時刻,像婚禮的慶典,生日和退休派對,公司的開業,產品的推廣,公司的周年慶典等等。

作為策劃人,你會精心安排對客人們充滿誘惑的美食。為了符合活動的主題和配色方案,你必須小心細致的設計桌面裝飾物。你的時間管理和組織統籌能力讓方案在預算內變為現實,客戶的愿望將會實現,并不會讓他們產生壓力感。

活動策劃人具有獨特的機會去幫助社會,改變世界!

你可能會為當地的慈善機構策劃籌款活動來幫助別人,策劃各種環境保護等有社會價值的活動來改變社會。

這是一個創造激情的行業

作為一個策劃人,你可以獲得客戶的想法并發散,實現這些想法。為活動而誕生的策劃案的主要部分必須是以獨特的呈現方式來契合活動的目標與客戶的興趣。根據活動的類型,你會為客戶選擇活動主題,現場的配色方案,現場裝飾,選擇主持人或娛樂表演,甚至是那些獨特而有創意的互動游戲。

這是一個需要天賦和想象力的工作。當你總結活動時,會發現成功的活動一定是令人快樂和喜歡的,“帶來樂趣”正是活動策劃的責任。

到處都是機會

想在這個領域里獲得成功的唯一障礙是你自己的創意!在學校里聽到最多的問題是:“你不認為我作為活動策劃來說太年輕了或者是太老了。”通常的回答是:“與此無關,應該把年齡看作機會.”

在這個行業里不僅僅是年齡能帶來機會。你還可以利用你獨特的背景、經驗和興趣在不同的行業客戶中展示你的創意優勢。

如果你有更多的專業背景,還可以從事公司會議,非盈利活動等等一些具有行業背景的活動項目的策劃。

比如你本身是一個素食主義者,那么你可能對動物保護和素食團體的活動策劃是非常熟悉的,你就很容易成為這類型活動的專家。

唯一的障礙就是,你自己的創造力和想象力了。

極力避免的錯誤

我們談到了作為一個成功的活動策劃人應該具有的能力,以及為什么這個行業對于你來說可能是一個不錯的選擇。那么接下來,我們將告訴你對于活動策劃人來說最容易犯的幾個錯誤,以及如何避免它們!

誤 解

你與你的客戶之間溝通上的誤解會導致失敗。你的客戶對于他們自己的活動一定是有預期的,你必須確保完全的理解和明白他們的預期。記住客戶決定活動是否成功。

溝通的關鍵是學習如何積極傾聽客戶的表達。傾聽不僅僅是指聽清客戶口中說出的話,你需要用你的直覺和感知去理解客戶的肢體語言所流露出的線索。例如,如果你的客戶在討論活動中需要一個樂隊時,眼睛一亮,那么你基本可以假定解決活動中的娛樂對于他們來說是當務之急。

你也應該注意傾聽客戶過分強調或避免談論的內容。你的客戶是否在一直強調預算的限制或當你打開被邀請客人的名單時改變話題?調查研究清楚所有的信息,以確保對于你客戶的愿望的理解是清楚無誤的。

在你的策劃過程中,應當不斷地與你的客戶確認,以確保你的方案仍然與客戶保持一致。活動策劃人并不會“讀心術”(盡管我們都想擁有這一技能),你的客戶可能會隨時改變他們的想法,卻忘記讓你知道,因此在方案正式提出或為活動項目進行采購前,不斷的確認以保證你仍然在朝著正確的方向前進。

偷工減料

作為一個獨立的活動策劃人,你的資源是有限的。在關鍵時刻你沒有團隊依靠,一切都得靠自己,即使是你不喜歡的或者是超出你能力之外的事情。你可能會偷工減料,以避免那些你不喜歡甚至是不愿意的,但必須得警告你,會栽跟頭的。這里有一個例子:你有一個客戶對活動的期望超過了他們的活動預算。如果你是一個愛取悅人的人,你可能不愿失去客戶或不愿直接明確的提出你的意見。相反,你通過尋找可能的最低價格的供應商來滿足預算的要求,最終的結果是:你花了大量的時間和精力去試圖找到便宜貨并犧牲了質量和可靠性,以滿足一個不切實際的預算。

當然面對失望或者令人不快,不是“有趣”的事,但是你老板,所有的責任(好的,壞的和其他)都必須承擔。因此從一開始就誠實的面對你自己和客戶非常重要。如果一定要讓他們失望最好別在活動當天,最好的方式是在方案確定前的協商中讓客戶明白不切實際的預算帶來的結果。

“可憐”的執行

客戶支付費用讓你來協調他們的活動,是因為他們沒有時間,沒有能力自己完成。如果活動順利完成,客戶會推薦你,他們的客人會記住你。然而,如果活動沒有按計劃進行,他們一定會告訴那些愿意聽他們糟糕的經歷人。

一家名為TARP的行為研究公司進行了一項關于口碑傳播的研究,發現一次消極的經歷會像野火一樣蔓延。滿意的客戶會傾向于講述他們愉快的經歷,而失望的客戶同樣也會講述,研究的結果是平均會跟12人講述!這12人又會分別再告訴6人。換句話說,一次糟糕的經歷會傳播到85人。呵!

開始策劃活動之前,你需要了解所涉及的所有內容和任何可以使用的資源。

•你的客戶是否是一個“DIY王后”?她對現場的裝飾細節有嚴格的要求。

•有新娘方或家庭成員 以及商業活動中客戶的團隊愿意幫忙嗎?

•他們能在多大程度上對活動現場執行方面帶來幫助,他們有什么特殊技能嗎?

在整個活動過程中,應該使用一張清單,并列出每個單項任務的完成期限。這將幫助你在活動前繁忙的時間內保持始終行進在正軌上。安排并關注每一個細節,無論它看起來是多么微不足道,因為它們是最容易忘記的。

沖突事件

當你感興趣的場地可能在同一天也會舉行其他的活動時,你應該問問誰將和你共享場地,以確定是否會與你的活動發生沖突。舉個例子,如果你將舉辦一場公司的商業活動,你可能不愿意一個哈雷戴維森摩托車集會或兒童馬戲團主題的活動與你共享場地。

你還應該找出誰將負責解決活動當天噪音投訴。有了負責人的號碼,以防你有意想不到的吵鬧鄰居!

不可靠的供應商

當你還是一個新手時你肯定不會像有經驗的活動策劃人那樣擁有良好關系的供應商。這些關系(與他們的信任)需要花時間來構建。最終,你會有一個聯系人列表將會填滿了那些與你共同工作的可靠供應商。在那之前,你需要盡量做出最好的選擇!

為你正在進行的活動收集盡量多的供應商信息。從報價開始,這樣你就可以比較服務和價格。要求對方提供客戶評價和推薦信,但不止于此——在線搜索評價也是很重要的。做出一個明智的決定將會增加你成功的機會。

選擇和預訂供應商只是活動成功的一半。最常見的一個新手容易犯的錯誤是:活動之前忘記與你的供應商確認。為了防止災難的發生,與供應商的后續跟進至少應該在活動前48小時進行,以確認一切妥當。必須確保他們擁有關于你的活動的正確信息。誰知道呢!——或許你預定的人可能已經轉移到另一個活動現場了。

沒有后備方案

作為一個活動策劃人,墨菲定律應該永遠伴隨你:“任何事情都可能出錯,都將會出錯。“在這個行業里所有的準備和計劃并不能保證一個完美的活動。你可以抱最好的希望,但你需要做最壞的打算。當出現錯誤時,有一個“B計劃”將可以拯救你的活動!

在你的策劃方案中應該有風險評估的部分。確定活動中可能出現的潛在風險以及提出你的應急計劃。準備一個緊急供應商名單,在需要時可以迅速行動起來,并可提供活動方案中類似于你預定的產品/服務。比如確保你的活動中會用到的司儀人員有兩個選擇,當計劃中的MC生病或遲到,第二個能及時頂替。對于任何戶外活動而言,應該考慮一個室內方案或者在預算內的緊急帳篷預案。

我們希望這些可以在你成為一個活動策劃人的道路上幫助你避免一些常見的錯誤,當你開始你的旅程時,記住這句話:“從別人的錯誤中學習,因為你無法什么都親身經歷一次”(Groucho Marx)

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