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新聞中心
 
籌備一場活動需要哪些準備、流程、報批等

一、與主承辦方洽談場館租賃合作,立項咨詢

   1、主辦方立項咨詢:了解主辦方展會主題、時間、地點、展覽面積等基本信息。

   2、場館實地考場:場館各項技術參數是否符合辦展需求。


二、簽訂場館租賃協議

   1、確定租賃合同,場地租賃面積、時間、定金支付方式、尾款結算方式等。

2、相關手續的審批、申報。工商、消防、公安、稅務等批文辦理(看具體活動規模,與

  酒店銷售進一步溝通)。主承辦單位自主辦理,展館協助。布展前 一個月辦妥批文(國

  際展必備)、布展前20天辦妥消防、治安手續和其他(如廣告、餐飲報批)等批文


三、場館服務支持

   1、展館服務團隊與主承辦單位團隊溝通落實展會綜合服務方案

        展館運營部:展位位置圖,展位主場搭建方案、展品儲存,展品報關運輸方案、商

                 務方案等。

        展館后勤部:電力,水、氣接駁,空調、網絡、電梯、懸掛、清潔等。

        保  潔  部:保潔衛生方案等

        安全保衛部:展會保衛方案 證件審查  

         會議餐飲部:餐飲方案會議方案

         廣告事業部:廣告方案等。


2、場館會場管理:布展、開展、撤展、結算

       布展前一周與主辦方一起召開會前會,確認方案,細化方案內容,檢查工作準備情況,

 做好服務。開展、撤展期詳細周密安排工作內容,按照之前確認的方案,各模塊按部就班做好服務工作。會同主   辦單位、安保部進行消防巡查、現場巡查、展區用電安全巡查,管理現場人流、物流、車流維護秩序處理各類突   發事件。根據撤場方案,注意現場安全撤場情況,清理干凈現場與場地宴會銷售部聯系,領取出門條,3-5工作日退還布展押金。最后與客戶清算尾款。

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